발주 수량을 맡기기 전에 정해둘 다섯 가지

담당자는 수량을 넣기 전에 이미 여러 가지를 판단합니다. ‘이 상품은 재고를 남겨야 한다’, ‘낱개 출고는 안 된다’ 같은 기준입니다. 사람이 머릿속으로 처리하던 부분을 정리해야 자동화 결과도 비교할 수 있습니다.

1. 기본은 전량인지 확인하세요

평소 발주받은 수량을 그대로 확정하는지, 일정 비율만 처리하는지 정하세요. 특별한 경우가 없는 기본 규칙부터 명확해야 예외도 구분할 수 있습니다.

2. 재고 숫자의 기준을 정하세요

창고에 있는 수량과 지금 출고할 수 있는 수량이 항상 같지는 않습니다. 재고 한도를 적용하려면 어떤 숫자를 입력할지 담당자끼리 맞춰야 합니다. 최신 재고를 어떤 방식으로 준비할지도 함께 정하세요.

3. 남겨둘 수량이 있나요?

다른 판매처나 긴급 주문 때문에 남겨둘 재고가 있다면 그 기준을 먼저 정하세요. 발주비서의 안전재고 설정을 쓰더라도 입력된 값이 실제 운영 기준과 맞아야 합니다.

4. 박스 단위와 맞지 않으면 어떻게 하나요?

한 박스의 수량과 발주 수량이 나눠떨어지지 않는 사례를 골라 확인하세요. 담당자가 예상한 수량과 프로그램이 계산한 수량이 같은지 비교하면 설정 오류를 찾기 쉽습니다.

5. 어떤 건은 직접 볼 건가요?

제외할 센터, 재고를 모르는 상품, 평소와 다른 요청처럼 사람이 확인할 항목을 정하세요. 모든 줄을 무조건 처리하는 것보다, 판단 근거가 부족한 줄을 남겨주는지가 중요합니다.

이 다섯 가지를 적어두고 발주 몇 건에 대입해 보세요. 발주비서에서 제안한 규칙은 담당자가 확인한 뒤 적용하고, 실제 허브에서 처음 처리할 때는 결과를 함께 검증하세요.